Napredno korištenje Excela

Što bi obuhvaćalo napredno korištenje Excela?

U prvom postu spomenuo sam što sve korisnici rade pomoću Excela, a ovaj put probat ću ukratko reći što mislim o tome što bi napredno korištenje Excela trebalo obuhvaćati – koje vještine. S obzirom na pitanja koja su mi postavljena, pretpostavljam da mnogi korisnici nemaju predodžbu što bi napredno korištenje Excela moglo obuhvaćati, pa evo ukratko o tome.

Ono što me često iznenadi na tečajevima Excela koje održavam je činjenica da korisnici koji sebe smatraju poznavateljima Excela ne vladaju osnovama (tipovi podataka, formati, rad s datumima, vrste adresa u formulama i dr.).

Oni su često samouki ili su pak parcijalno učili neke vještine konzultirajući se s kolegama na poslu ili prijateljima, no nikad nisu sustavno prošli napredni Excel tečaj.

Tek kada korisnici suvereno vladaju gore navedenim znanjima, tada ima smisla započeti s učenjem naprednih tema.

Na donjem grafu pokušao sam prikazati neke od Excel vještina koje tipični korisnik stječe tijekom rada s Excelom, prikazane su od osnovnih prema naprednim i višim razinama znanja.

Krivulja učenja Excela

Vrlo često je proces rješavanja poslovnih zadataka pomoću Excela sličan i sastoji se od nekoliko koraka:

  1. Uvoz i priprema podataka
  2. Obrada podataka
  3. Prezentacija rezultata

Što bi napredni korisnik Excela trebao poznavati kako bi mogao riješiti svaku od ovih tipičnih faza pri rješavanju poslovnog zadatka?

  1. Uvoz i priprema podataka
    • vrlo dobro poznavanje pisanja formula uz korištenje svih vrsta adresa (relativne, apsolutne, mješovite), korištenje raznih funkcija u formulama (tekstualne funkcije), ugnježđivanje funkcija, logičke funkcije, rad s alatima za obradu tekstualnih datoteka, poznavanje VLOOKUP, INDEX i MATCH funkcija, korištenje Tables funkcionalnosti (dinamički rasponi) i dr.
  2. Obrada podataka
    • Filtriranje, sortiranje i napredno filtriranje (Advanced Filter), SUBTOTAL funkcija, funkcije za uvjetno sumiranje i brojanje, snimanje i osnovno uređivanje makronaredbi (osnove VBA po mogućnosti)
  3. Prezentacija rezultata
    • Pivot tabele i grafovi, Conditional Formatting uz korištenje formula, kontrola upisa podataka (Validation), korištenje kontrola na radnom listu (check box, option button, scroll bars i dr.) i dr.

Ima tu naravno još tema koje bi se mogle dodati, a uz nabrojane korisnik bi svakako trebao poznavati i rad s podacima na više radnih listova (grupiranje listova i čemu to služi), detaljne mogućnosti ispisa i dr.

Nevjerojatno je koliko korisnik Excela koji nije educiran može biti neučinkovit u svom poslu!

U praksi sam se nagledao svačega, zaista sam mnogo puta ostao šokiran vidjevši na koji način neki korisnici obavljaju zadatke.

Svaka čast menadžerima koji prepoznaju vrijednost Excel edukacije. Naravno, može korisnik Excela biti samouk, ali takav proces učenja je jednostavno spor, traje godinama, a niti onda korisnici ne vladaju mnogim znanjima (čak ni osnovama) i trikovima kojima si mogu znatno olakšati rad u svakodnevnom poslu.

I korisnici koji vladaju mnogim naprednim vještinama često iz mjeseca u mjesec rade iste stvari (preslaguju tabele, prilagođavaju grafove novim podacima i dr.) – za to jednostavno nema potrebe, uz naprednu Excel edukaciju sve se te aktivnosti mogu svesti na minimum. Postoji način kako npr. napraviti fleksibilnu platformu za mjesečno izvješćivanje. Vremenske uštede uz primjenu određenih znanja mogu biti ogromne, a o pouzdanosti i točnosti rezultata izvješća da i ne govorim.

Excel napredni tečaj nudi stjecanje nabrojenih znanja u 2 i pol dana. Nakon odslušanog tečaja poželjno bi bilo što prije prionuti na vježbanje i usvajanje demonstriranih tehnika te primjenu u svakodnevnoj praksi. To je proces učenja.
Nakon toga, ako se ukaže potreba, uvijek se može odraditi Excel radionica na kojoj se mogu rješavati konkretni zadaci iz poslovne prakse. To bih preporučio tek nakon određenog vremena kada polaznici koji su završili napredni Excel tečaj stečena znanja primjenjuju već neko dulje vrijeme, možda su naišli na određene prepreke pri rješavanju nekog zadatka i žele naučiti riješiti zadatak na najjednostavniji način.